TOPIC De do’s and don’ts van e-mailing SALES De commerciële e-mail is een bijzonder handig en vooral goedkoop middel om een nieuw product te promoten, een promotiecampagne aan te kondigen of klanten wakker te schudden. Wie beseft dat 95% van de Belgische gezinnen over een internetverbinding beschikt, begrijpt waarom e-mail zo’n snel en efficiënt middel is om een bepaalde doelgroep te bereiken. Het gebruik van e-mailings door ondernemingen steeg trouwens tussen 2009 en 2013 met 20%. Dit betekent nog niet dat alles kan en mag. Gaëlle Hoogsteyn Wat de wet voorziet Uitgaande van de Europese bepalingen ter zake en de strikte nationale reglementering op persoonlijke gegevens, beschermt de Belgische wetgeving de burger tegen elke inbreuk op de privacy, ongeacht het gebruikte kanaal. Zo dient de commerciële e-mailing een op de opt-in gebaseerde inschrijvingsprocedure na te leven om berichten aan eventuele prospects te richten. Het systeem voorziet dat commerciële berichten alleen mogen worden gestuurd naar personen die op voorhand hun goedkeuring daartoe hebben gegeven. De afzender moet deze toestemming desnoods kunnen bewijzen. De wet bepaalt weliswaar twee uitzonderingen: bestaande klanten en rechtspersonen. 1. Een persoon die vroeger al een product of dienst bij een onderneming heeft gekocht, mag door het bedrijf per e-mail opnieuw worden gecontacteerd. De afzender moet echter de e-mail gegevens van de klant rechtstreeks in het raam van de verkoop hebben verkregen en dient de wettelijke en reglementaire bepalingen ter bescherming van het privéleven na te leven. De klant heeft op ieder ogenblik het recht zich kosteloos en op een eenvoudige manier tegen het gebruik van zijn gegevens te verzetten. 2. Rechtspersonen kunnen het doelwit worden van ongewenste commerciële berichten. Volgens de regels mogen echter geen specifieke personen wordt benaderd, maar moeten de berichten worden gericht aan elektronische adressen van het type info@…, contact@…, klantendienst@… enz. Gegevens inzamelen Ondernemingen vragen zich soms af hoe ze een eerste contact kunnen leggen, want een e-mailing campagne die zich tot bestaande klanten beperkt, is niet bepaald nuttig. De wet verbiedt namelijk zogenaamde ‘wilde’ methoden als: • het gebruik van softwarepakketten die zorgen voor de inschrijving aan een maximum aantal distributielijsten om zodoende de elektronische adressen van de leden te onderscheppen; • de automatische inzameling van elektronische adressen in openbare ruimtes van internet (o.a. jaarboeken of search engines, persoonlijke web pages …); • oneerlijke praktijken (zoals nepwedstrijden, aanbiedingen van gratis webspace …). Het is natuurlijk mogelijk een website te openen waar mensen die e-mail reclame aanvaarden, zich vrijwillig zouden inschrijven. Een alternatief bestaat erin mensen op te bellen om hun toestemming te vragen. Last but not least, e-mail reclame moet uitdrukkelijk als zodanig herkenbaar zijn door de consument. Concreet betekent dit dat de onderneming duidelijk in het onderwerpveld moet vermelden dat het om een commerciële e-mail gaat (bijvoorbeeld door het gebruik van termen als ‘reclame, promotie, speciale aanbieding’ enz.). Boetes! Na het regelmatig ontvangen van commerciële berichten kan het gebeuren dat een klant dergelijke e-mails gaat weigeren. Dan is de onderneming ertoe verplicht deze persoon te bevestigen dat zijn aanvraag wel degelijk in acht werd genomen. Het is best hiermee niet lichtvaardig om te gaan. De niet naleving van deze reglementering kan aanleiding geven tot boetes tot 50.000 €. Spammers, wees op uw hoede! ● Wist u dat… het begrip ‘elektronische post’ in de Belgische wetgeving zeer ruim wordt gedefinieerd? Worden als elektronische post beschouwd: e-mails, uiteraard, maar ook sms’en en mms’en. Maar er is meer: volgens de wetteksten zouden ook de in GSM voicemail of op antwoordapparaten van vaste telefoonlijnen ingesproken berichten als elektronische post worden beschouwd! BECI - Brussel metropool - maart 2015 29
32 Online Touch Home