“Ik krijg een e-mail als mijn factuur online staat en dat stelt me gerust.” Daniel Mercken E-facturatie Factuur De e-factuur: handig, efficiënt en milieuvriendelijk Electrabel doet mee Elektronische facturatie is een snelle, flexibele en efficiënte manier om uw facturen te beheren. Tijd om uw facturatieproces te optimaliseren? Wist u dat sinds 1 januari 2013 elektronische facturen legaal gelijkgesteld zijn aan hun papieren equivalent? Uw bedrijf kan voortaan op elektronische manier facturen opmaken, versturen, ontvangen en bijhouden. De voordelen hiervan zijn legio: efficiënter beheer, minder druk- en papierkosten, minder portkosten,… Het ‘vergroenen’ van de facturatiecyclus door over te schakelen op e-facturen heeft duidelijk een positief effect op het milieu en op de bedrijfskosten. Bedrijven hebben hier dan ook een belangrijke rol te spelen. Volgens Agoria, wordt momenteel al 20% van de facturen in ons land elektronisch verstuurd. In Finland en Denemarken verloopt zelfs al meer dan 90% van de facturatie via elektronische weg. Een te volgen voorbeeld. Kostenbesparend Via e-facturatie bespaart u op administratieve kosten. Volgens Forrester Research kost het handmatig verwerken van een binnenkomende factuur zo’n 22 euro. Hoe meer de verwerking geautomatiseerd wordt, hoe groter de kostenbesparing zal zijn. Voor het milieu In ons land worden jaarlijks 1 miljard facturen verzonden. Dat komt overeen met zo’n 5 000 ton geprint papier en 120 000 gebruikte bomen. En dan houden we nog geen rekening met de enveloppen, of met het feit dat grote bedrijven soms tot maar liefst 6 kopieën van facturen bijhouden! Om haar dienstverlening te optimaliseren stelt Electrabel sinds begin dit jaar e-facturatie voor aan haar businessklanten. Uw officiële facturen vindt u dan terug in Energy Bill, een online toepassing op uw Customer Area. Telkens nieuwe facturen beschikbaar zijn, informeren wij u per e-mail. Eenvoudig en efficiënt beheer van facturen Naast een rechtstreekse kostenbesparing en een positief effect op het milieu heeft werken met e-facturen nog andere voordelen: Eenvoud en efficiëntie: u kunt uw facturen gemakkelijk opvolgen omdat ze gecentraliseerd zijn op een plaats. Bovendien hoeft u geen papieren facturen meer te archiveren en/of in te scannen en kunt u ze ook niet verliezen. Snelheid: uw factuur wordt onmiddellijk naar de juiste persoon of personen gestuurd. Zij worden per e-mail ingelicht zodra nieuwe facturen beschikbaar zijn. Grotere flexibiliteit: u kunt uw facturen gemakkelijk delen en ze zijn ook altijd en overal te raadplegen. Bovendien blijven uw facturen 36 maanden online beschikbaar via Energy Bill. • Om elektronische facturatie te stimuleren heeft de federale overheid een site gelanceerd: www.efactuur.belgium.be • Doel van de Europese Unie: 50% elektronische facturatie tegen 2020. Bronnen: 400 miljoen facturen naar particulieren/ 1 miljard facturen per jaar: www.efactuur.belgium.be Forrester research: www.zdnet.be/pcmagazine/149505/e-facturatie-hoe-zit-dat-precies Agoria: artikel “Twintig procent facturatie Belgische bedrijven gebeurt elektronisch”, 8 oktober 2013 online Daniel Mercken, eigenaar van het Brusselse immokantoor IDM sprl, koos voor e-facturatie omwille van de zekerheid. “Ik heb een tijdje problemen gehad met de postbedeling en zo zijn er een aantal facturen verloren gegaan. Als beheerder is het niet leuk om aanmaningen te krijgen en extra kosten te moeten betalen voor facturen die men nooit ontvangen heeft. Nu krijg ik een e-mail als de facturen beschikbaar zijn en dat stelt me gerust. Een bijkomend voordeel is ook dat we de facturen makkelijk kunnen sorteren en doorsturen naar de juiste persoon.” MEER WETEN Wilt u meer weten over de voordelen van e-facturatie? Surf naar www.electrabel.be/kmobill of contacteer ons KMO-team.
12 Online Touch Home