INTERNATIONAAL ENTERPRISE EUROPE BRUSSELS Zakendoen in Japan: volg de gids aub Tot wie dien ik mij in een Japans bedrijf te richten? Waarom vermijden mijn Japanse partners het debat tijdens vergaderingen? Waarom geven ze geen feedback? Heel wat Europese ondernemers hebben zich deze – en andere – vragen gesteld toen ze de Japanse markt benaderden. Onlangs trachtte een EEN seminar hierop een aantal antwoorden te leveren. H oeveel Europese ondernemingen ondergingen een ware ‘cultuurschok’ tijdens onderhandelingen met Japanse partners? De mentaliteitsverschillen tussen het Oosten en het Westen veroorzaken heel wat misverstanden, die de handelsrelatie soms op de klippen doen lopen. Dit kan nochtans worden vermeden, beweerde oprichter van Japan Consulting Office Olivier van Beneden aan de deelnemers van een EEN seminar. Hij illustreerde zijn betoog met voorbeelden en praktische oefeningen. Deze activiteit kwam tot stand in overleg met het EU-Japan centrum voor industriële samenwerking, het lokale contact van EEN. “Talrijke Westerlingen benaderen Japan vanuit hun eigen standpunt. Ook ik heb ooit deze vergissing begaan”, geeft de heer van Beneden toe. Hij heeft namelijk in het Land van de Rijzende Zon geleefd en gewerkt. “U hebt de historische en geografische achtergrond nodig om de Japanse mentaliteit te begrijpen”, vertelt hij. “Japan is een eiland waar een aparte cultuur zich afzonderlijk is gaan ontwikkelen. Het land heeft nooit invasies gekend, weigerde geruime tijd uitwisselingen met de buitenwereld en onderging daarom ook weinig invloeden. Dit dichtbevolkt gebied kampt bovendien met vrij brutale natuurfenomenen: denk maar aan de vulkaanuitbarstingen, de aardbevingen en de vloedgolven. Daaruit ontstonden een vrij autarkische mentaliteit, een strenge sociale discipline, een uitgesproken identiteit en een fatalistische ingesteldheid gemengd met doorzettingsvermogen.” Vier sleutelbegrippen Olivier van Beneden bespreekt de vier sleutelbegrippen waar de ganse Japanse cultuur op steunt, namelijk de groep, de hiërarchie, de harmonie en de vorm. Het individu bestaat door de groepen waartoe hij behoort: de universiteit, de onderneming, de sportclub enzovoort. Deze sterke band zorgt ervoor dat het gedrag van de groep aan het individu wordt opgelegd. Japan is trouwens een sterk gestructureerde samenleving waar leeftijd, plaats in de hiërarchie en de status van senior of junior veel zwaarder doorwegen dan in het Westen. Japanners hechten veel belang aan harmonie. Precies daarom wordt de openbare confrontatie van meningen vermeden. De Japanner kan ook twee uiteenlopende opinies uiten: de ene persoonlijk in de privékring, en de andere collectief, uit getrouwheid aan de groep en om de harmonie te vrijwaren. En ten slotte ook nog het formalisme: Japanners hechten veel meer belang aan de vorm dan Europeanen. Respect voor de vorm is minstens even belangrijk als het eindresultaat. Dit geldt trouwens ook voor de werkprocedures. Daar waar Europeanen resultaatgericht werken, focussen Japanners meer op het ‘proces’. Vandaar onder andere hun aanleg voor planning en organisatie. Met wat inzicht in zulke fundamentele beginselen vermijdt u heel wat tegenslag. Nu weet u bijvoorbeeld waarom een project nooit tijdens een vergadering ter sprake komt: het zou de harmonie van de groep in het gedrang kunnen brengen en het is in elk geval ondenkbaar een sempai (senior) openlijk tegen te spreken. Daarom kan het ook gebeuren dat een collega die in privé uw standpunt deelt, u niet noodzakelijk tijdens een openbaar gesprek zal verdedigen. En nu begrijpt u ook waarom een Japanse leverancier de vraag van een klant nooit vlakaf weigert – en waarom de relaties tussen klant en leverancier veel trouwer zijn dan in Europa. Het seminar werd met een rollenspel afgerond. De heer van Beneden speelde daarbij de rol van een Japanse klant. Een deelnemer moest hem dan uitleggen waarom zijn voorraad aan Belgische chocolade met vertraging zou worden geleverd. Uit het gesprek bleek dat de taal een struikelblok blijft. Verder onderstreepte dit het belang van een passende ‘tone of voice’, van de uitleg van de context aan de klant, en van een voorstel van oplossing. En dan nog deze laatste tip: “Laat u niet afschrikken door periodes van stilte tijdens een telefoongesprek. Dit is normaal: uw gesprekspartner gunt zich wat bedenktijd voordat hij antwoordt.” ● Verdere informatie: www.eu-japan.eu www.eubusinessinjapan.eu www.een-japan.eu www.japanconsultingoffice.com BECI - Brussel metropool - juni 2015 13 Emmanuel Robert
16 Online Touch Home