Legal Publications au Moniteur belge : c’est la fin de la récréation Imaginez qu’un fraudeur vous désigne comme administrateur d’une société-écran ? Qu’un escroc se désigne lui-même comme administrateur de votre société ? Ou encore qu’il déplace l’adresse de votre entreprise ? Ce n’est pas une fiction : ces cas se sont réellement produits. En cause : les failles de notre système de publications officielles, auxquelles l’autorité veut mettre fin. Que fautil savoir pour publier dans les règles ? À la suite nombreuses irrégularités quant aux preuves jointes pour les publications au Moniteur – le journal officiel de l’État belge – la procédure de dépôt de documents au greffe a été réformée et harmonisée à l’échelle nationale. Selon le président du tribunal de l’entreprise de Bruxelles, Paul Dhaeyer, ce renforcement des règles était absolument nécessaire pour éviter les abus qui se sont multipliés ces dernières années. La fin des intermédiaires Dorénavant, les gérants souhaitant déposer des documents doivent démontrer leur identité. Paul Dhaeyer a récemment expliqué la raison de ces nouvelles exigences dans un entretien à L’Echo : « Je veux être sûr que la personne qui se présente au greffe est bien celle qu’elle dit être, qu’elle a un domicile et que la société a bel et bien un siège social. On va également demander de nous déposer le titre qui justifie l’occupation, comme un contrat de bail ou un titre de propriété. Pour garantir la sécurité de ceux qui vont contracter avec ces sociétés, il faut la certitude que le siège social soit réel, que la personne qui est renseignée comme mandataire existe, que c’est bien cette personne-là, qu’elle est joignable et assignable en justice. In fine, c’est l’enjeu pour nous. » Jusqu’ici, il était d’usage courant pour de nombreux intermédiaires de prendre en charge la publication de documents au Moniteur pour le compte de sociétés tierces. Ce service était notamment proposé par les guichets d’entreprise, les fiduciaires, les bureaux d’experts comptables ou encore les chambres de commerce. Cette pratique est désormais révolue. Outre les mandataires des sociétés elles-mêmes, la publication au Moniteur ne pourra désormais plus être prise en charge que par la voie notariale. Quelle est la nouvelle procédure de dépôt ? 1. Il convient d'inviter les personnes qui souhaitent effectuer un dépôt à compléter une attestation avec leurs coordonnées d'identité, certifiées par la production de documents d'identité et la remise d'une copie lisible dudit document. 2. Il faut également que le déposant produise une copie conforme, avec les signatures, du procès-verbal du conseil d'administration ou de l'assemblée générale qui – en vertu de la loi ou des statuts de la société — a acté la décision à publier au Moniteur belge. 3. En cas de changement d'administrateur ou de gérant, il convient que le déposant produise : • Une copie recto-verso de la carte d'identité de l'administrateur ou du gérant qui est remplacé ; si ce document ne peut être produit, il y a lieu d'en expliquer la raison (administrateur révoqué...), en produisant un document signé ; • Une copie recto-verso de la carte d'identité de l'administrateur ou du gérant qui est nommé. 4. En cas de changement de siège social, le déposant doit produire une copie du titre qui justifie l'occupation des lieux (contrat de bail, titre de propriété, convention…). 5. Lorsque le déposant est un mandataire déposant le dossier en lieu et place de la personne compétente, il y a lieu de produire une procuration légalisée pour le mandataire, sauf lorsque la procuration ressort explicitement du procès-verbal mentionné au point 2. ● Alexis Bley, conseiller juridique Beci ab@beci.be 38 ❙ Bruxelles Métropole - février 2020 D.R.
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