SMART CITIES, SMART COMPANIES Intelligente kantoren: het ultieme wapen om medewerkers te verleiden De strijd om talent woedt meer dan ooit, zoveel is duidelijk. Daarom verwaarloost de werkgever best geen enkele manier om de beste medewerkers aan te werven en te behouden. Dit geldt vooral voor een intelligente werkomgeving, waarin de medewerker – zeker als hij tot de Y generatie behoort – optimaal comfort op kantoor ervaart. E en recente studie van de Franse businessschool Essec stelt dat 93% van de jonge tewerkgestelden geen traditioneel kantoor wil. En 73% van de Franse werknemers zou de voorkeur geven aan samenwerkingsruimten. Bovendien is voor 40% van de werknemers in Frankrijk de plaats van tewerkstelling van cruciaal belang wanneer zij een nieuwe baan kiezen. Uit een studie van Dell/Intel over de werkruimte van de toekomst blijkt anderzijds dat 44% van de werknemers hun werkruimte als niet ‘smart’ genoeg beschouwt. Nu is het wel zo dat de gemiddelde werknemer ongeveer een derde van zijn of haar tijd op het werk doorbrengt... Drie niveaus De opbouw van een intelligente kantooromgeving maakt deel uit van een proces van digitale transformatie doorheen de ganse organisatie. De overgang van een fysieke werkplek naar een digitaal kantoor berust in de praktijk op drie pijlers. Ten eerste, de ontwikkeling van een geschikte infrastructuur om de interne en externe connectiviteit te waarborgen. Het kan gaan om LAN- en WAN-netwerken, maar bv. ook om de convergentie van vaste en mobiele telefonie. Ook oplossingen voor gegevensopslag zijn vereist, idealiter in de cloud, om de weg te effenen naar veilige toegang op afstand en gegarandeerde bedrijfscontinuïteit. Bovendien maakt deze aanpak investeringen van het Opex-type (exploitatiekosten) mogelijk, in plaats van kapitaaluitgaven (Capex). Weliswaar is ook een infrastructuur op locatie het overwegen waard, evenals een hybride oplossing die platformen op locatie en cloudplatforms combineert. Vanzelfsprekend moet veiligheid in alle gevallen en formules een hoofdprioriteit blijven. 28 BECI - Brussel metropool - oktober 2018 Marc Husquinet In de tweede plaats zal de organisatie zich moeten uitrusten met apparatuur die de werknemers bijstaat in hun werk (ter plaatse of op afstand) en dus in wezen mobiel is. Het gaat onder meer om laptops, tablets en smartphones, uiteraard beveiligd en aangepast aan de uiteenlopende activiteiten van werknemers. Evenzo zullen de communicatieplatforms spraakcommunicatie met IT-middelen moeten integreren, al dan niet via Unified Communications (UC). Ten derde zal er een behoefte bestaan aan applicaties specifiek ontworpen voor team- en telewerken. Zulke tools kunnen intern worden geïnstalleerd. Een alternatief is de SaaS-modus (Software-as-a-Service of Software als een dienst), waar applicaties worden gehost op externe systemen en op afstand toegankelijk zijn, tegen betaling per gebruik. Naast tools voor het aanmaken en delen van bestanden, zal het bedrijf oplossingen voor videoconferenties implementeren, evenals gedeelde agenda- en kalendersystemen en realtimecommunicatie, om nog maar te zwijgen over de "klassieke" kantoorautomeringsapplicaties (de zogenaamde "productiviteitstools"). Naast deze drie essentiële niveaus of pijlers zal het bedrijf moeten evolueren naar een lenige organisatie. Dat zal niet kunnen zonder de gebruikers nauw te betrekken via bewustwordingscampagnes en training. Het succes van een dergelijk project staat of valt namelijk met een gezond veranderingsbeleid en ieders betrokkenheid. Voordelen De digitalisering van de werkpost past in een proactieve aanpak die met het verleden breekt. Ze is vandaag ook een noodzaak voor bedrijven, onder andere met het oog © Getty
31 Online Touch Home