gemaakt met de juiste gegevens van elke overheidsdienst meteen erop vermeld. Maar eer een leverancier hierop geraakt, is ook enige inspanning vereist: net zoals voor de andere aanbestedingen moet ook hier een volledige gunningsprocedure worden doorlopen. Toch hebben intussen al vele leveranciers en overheidsdiensten hun weg gevonden naar dit online platform: sinds de oprichting in 2011 werd al voor bijna honderd miljoen euro aan producten en diensten besteld Evenwichtsoefening op vele niveaus Ongeacht de manier waarop aanbestedingen en inschrijvingen gebeuren – aankoopcentrale, e-catalogue of individuele opdracht (voor zeer specifieke behoeften zoals het bevloeren van een datacenter) – is het uitschrijven van een overheidsopdracht en vooral van de vele specificaties vaak een evenwichtsoefening op verschillende niveaus. Geert Royberghs geeft enkele voorbeelden: “Als spil in de ICT-aankopen van alle Brusselse overheidsdiensten proberen wij vele belangen te verzoenen. We willen niemand bevoordelen door een tendentieuze bewoording in de overheidsopdracht, maar we willen ook niet dat een Microsoft Windows-omgeving van vandaag op morgen overboord moet worden gegooid. We moeten toekomstgericht denken en inkopen maar tegelijk willen we dat alle bestaande infrastructuren blijven draaien zonder overmatige investeringen.” Die bekommernis reikt tot de aankoopcentrale en de e-catalogus, merkt Royberghs verder op: “Voor grote generieke bestellingen zijn deze ideaal maar wie heel specifieke behoeften heeft, zal wellicht moeilijk bij anderen kunnen aansluiten.” ● Info: https://cirb.brussels/fr Seminarprogramma Beci organiseert in 2018 een cyclus van seminars over “overheidsopdrachten”. Noteer alvast: 27.09 Overheidsopdrachten van Brussel Mobiliteit: studies en diensten, aankoop van uitrusting, openbare werken. plaats: Beci, van 14u tot 18u. Informatie en inschrijvingen: Caroline Coutelier,02 643 78 13 — cco@beci.be 5 tips en aandachtspunten Deelnemen aan openbare aanbestedingen vergt geen spitstechnologie of dubbele academische graden. Iedereen kan deelnemen, wat sommige bedrijven “uit ervaring” ook mogen beweren. Het merendeel van de geweigerde deelnames is te wijten aan het fout of onvolledig invullen van de gevraagde formulieren. Dat mislukte deelnames tot frustraties kunnen leiden, begrijpt Geert Royberghs echter maar al te goed. Daarom geeft hij ook een aantal tips en aandachtspunten mee: “Wie daar al rekening mee houdt, verlaagt de kans dat de deelname wordt geweigerd wegens formaliteiten die niets met het eigenlijke project te maken hebben.” 1. Lees het bestek aandachtig en volledig. Zorg er ook voor dat u alle bijlagen hebt gelezen: ook die bevatten vaak erg relevante en cruciale informatie. Probeer bij het lezen na te gaan of deze opdracht wel echt iets voor u is, benadrukt Geert Royberghs: “Soms schrijven kleinere bedrijven zich in voor een raamopdracht waarbij van hen wordt verwacht dat ze maandelijks tientallen of honderden pc’s leveren. Eén maal een tiental pc’s leveren is iets heel anders dan maandelijks honderden toestellen configureren en afleveren. Eerlijk overwegen of je een opdracht aankan, kan uzelf en ons heel wat tijdbesparing opleveren.” 2. Beantwoord elk onderdeel. “Je wil niet weten hoeveel deelnames we moeten weggooien omdat het document niet van a tot z was ingevuld”, zucht Royberghs. 3. Weet dat je vragen kan stellen. Royberghs: “Veel mensen denken nog steeds dat de overheid een verzameling is van stugge, communicatieschuwe ambtenaren. Maar dat klopt helemaal niet. Wij staan altijd klaar om de nodige informatie of verduidelijking te verschaffen, al was het maar omdat we weten dat dit leidt tot kwalitatief sterkere deelnames.” 4. Respecteer de deadline! Hier toont de overheid zich dan weer erg streng, al was het maar omdat dit wettelijk is bepaald: de uiterste inzenddatum is echt de allerlaatste datum (let ook op het uur!) waarop een offerte hen mag bereiken. Daar valt absoluut niet over te onderhandelen. Snel en stipt wezen is dus de boodschap! 5. Leer gaan voor je begint te lopen. Concreet betekent dit: doe gerust mee met enkele onderhandelingsprocedures om het proces en de spelregels in de vingers te krijgen. “Zo leer je het klappen van de zweep met opdrachten misschien niet 100% bij je core business aansluiten”, licht Royberghs toe, “en als dan dé opdracht binnenkomt die jou op het lijf geschreven is, moet je niet vrezen dat je vastloopt op formaliteiten. Een ander voordeel is: onze aankoopcentrale leert je op die manier al wat kennen, en de kans wordt groter dat ze je spontaan informeren als het inderdaad een kolfje naar jouw hand is.” BECI - Brussel metropool - september 2018 55
58 Online Touch Home