ENTREPRENDRE Un assistant personnel gratuit, cela existe ? Oui, son nom est Outlook ! Combien d’heures par jour utilisez-vous Outlook ? Vous êtes-vous déjà posé la question ? Outlook est certainement votre principal outil de travail quotidien et ses innombrables possibilités peuvent réellement changer votre vie si elles sont exploitées à 100 % ! A lors, si vous décidiez d’utiliser Outlook comme un vrai assistant personnel afin de contrôler votre boîte de réception en donnant des priorités aux mails importants, gérer vos tâches, déléguer certaines d’entre elles et organiser vos réunions de manière optimale, tout en prenant des notes efficaces ? La mise en forme conditionnelle, les règles internes, les actions rapides vous permettent non seulement de donner des priorités à vos mails dès leur arrivée, mais également de les traiter de manière automatique. Certaines options vous donnent la possibilité d’envoyer des rappels automatiques aux collègues qui n’ouvrent pas assez rapidement les messages importants, mais également de faire en sorte que vos messages soient traités en votre absence, qu’ils expirent à une date définie par vous ou qu’ils soient envoyés en différé. Vous devez régulièrement envoyer le même type de message et modifier un ou deux éléments ? Au lieu de copier/coller un ancien texte ou de sauvegarder vos messages en brouillon, il vous suffit de créer des modèles ou d’exploiter les Quick Parts qui créeront des textes automatiques ! Vous devez effectuer des tâches multiples ou récurrentes ? Outlook vous permet de les planifier, vous envoie des rappels en temps voulu et vous informe de leurs échéances, de sorte que vous puissiez aménager votre charge de travail car elles sont clairement affichées dans votre dossier « Tâches », mais également liées à votre calendrier, sans bloquer votre agenda ! Vous souhaitez déléguer certaines tâches à vos collègues ? Au lieu de leur envoyer un mail ou de les appeler, nous vous recommandons de les déléguer via Outlook. Vous pourrez, du coup, garder une copie de la 44 BECI - Bruxelles métropole - février 2018 tâche déléguée dans votre liste de tâches, mais également être averti(e) par Outlook lorsque votre collègue aura terminé la tâche que vous lui avez assignée. De plus, l’échéance apparaîtra dans le calendrier de votre collègue de sorte qu’il/elle ne pourra pas l’oublier ! Outlook vous permet aussi de gérer toutes vos réunions, et par exemple, de rapidement vérifier la disponibilité de vos invités avant de lancer vos demandes de meetings. Et vos listes de contacts ? En quelques clics, vous pouvez créer des listes de distribution ciblées mais également changer certaines informations liées à de multiples contacts (le nom de la société par exemple), en une seule fois – et en deux secondes. Cerise sur le gâteau : lors de vos réunions, toutes les notes et actions à prendre sont immédiatement synchronisées avec Outlook grâce à OneNote. Une petite astuce hyper utile pour donner des priorités à vos mails dès leur arrivée : vous avez été absent du bureau un certain temps et, à votre retour, votre boîte de réception vous affiche 375 mails non lus… Que faire pour éviter de passer des heures à les parcourir ? Il vous suffit de paramétrer Outlook pour qu’il affiche d’emblée les mails prioritaires de manière différenciée. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur Affichage (View) / Paramètres d’affichage (View Settings) / Mise en forme conditionnelle (Conditional Formatting), et ensuite d’ajouter une ou plusieurs conditions et la mise en forme qui y est liée ! Par exemple, les mails pour lesquels vous êtes l’unique destinataire apparaîtront en vert et les mails qui viennent d’un client important seront affichés en gras et en plus grande taille. Un exemple parmi d’autres des ressources d’Outlook, insoupçonnées pour la plupart de ses utilisateurs ! ● Marie Vandenberghe, Managing Director Quality Training Pour aller plus loin Apprenez à utiliser toutes les ficelles de OneNote et d’Outlook : participez au prochain atelier organisé par Beci, en collaboration avec les formateurs de Quality Training. Quand ? Le 22 février Où ? Chez Beci, 500 avenue Louise, 1050 Bruxelles Info et inscriptions : Emilie Lessire +32 2 643 78 11 D.R.
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