TOPIC SALES & MARKETING ‘Sneeuwbaleffect’ elektronische factuur dit jaar verwacht In april 2016 overschreed het aantal elektronische facturen in België voor het eerst het volume aan papieren facturen. Maar er blijft een lange weg af te leggen tot 100% elektronische facturatie, zeker in KMO’s. Peppol, een nieuw Europees interoperabiliteitsraamwerk, zou hierin een versnellende rol moeten spelen. V olgens de Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging (DAV), die onder toezicht staat van Staatssecretaris Theo Francken, factureren de meeste ondernemingen voortaan elektronisch. Een studie die in april 2016 verscheen, beweerde dat het aantal elektronische facturen – in ons land op iets meer dan 1 miljard per jaar geraamd – voor het eerst hoger lag dan het aantal papieren facturen. Hierin hebben de overheidsdiensten natuurlijk een actieve rol te spelen. Elektronische en papieren facturen verkeren juridisch al op voet van gelijkheid. De volgende uitdaging bestaat erin gewoonten te veranderen, en dan vooral bij de kleinere emittenten van facturen. KMO’s, dus. Vanaf 2020 verplicht? “De federale Staat vermindert constant het aandeel papieren facturen, zodat zij tegen 1 januari 2020 volledig zullen zijn verdwenen. Vanaf juli 2017 zal elke onderneming die het wenst, elektronisch mogen factureren. In 2018 wordt elektronische facturatie verplicht voor al wie wil deelnemen aan een openbare aanbesteding. Vandaag verloopt 52% van de facturatie elektronisch. Voor de federale Staat meteen een besparing van nagenoeg een miljard euro (977 miljoen). 100% e-facturatie zouden we ten laatste in 2019 moeten bereiken, goed voor een extra besparing van 2,39 miljard”, verklaarde Theo Francken aan de krant Le Soir, in januari. We horen vaak dat een elektronische factuur 70% goedkoper uitvalt dan de papieren versie. OK, maar waarom merken we geen rush daar naartoe in de bedrijfswereld? Door de logheid van gewoontes, natuurlijk. Maar er is meer: de volledige automatisering van een elektronisch facturatieproces ‘van machine naar machine’ vergt een minimum aan informatica-ingrepen. (Even verduidelijken dat we het hier niet hebben over het versturen van een pdf-factuur die per slot van rekening toch wordt afgeprint.) Emittent en ontvanger moeten dezelfde taal spreken en dan liefst in een beveiligde omgeving. Tijdens de afgelopen jaren zijn heel wat grotere ondernemingen in de e-invoicing trein gestapt. Hun voornaamste leveranciers moesten de trend volgen. Toch hinken talrijke KMO’s achterop, bij gebrek aan belangstelling, tijd of technische bekwaamheden. Peppol Misschien komt er verandering in deze situatie door de opkomst van een nieuwe interoperabiliteitsnorm: ‘Peppol’ staat voor Pan-European Public Procurement Online, 26 BECI - Brussel metropool - maart 2017 een soort Europese lingua franca die de steun krijgt van de overheden. De norm ontstond iets meer dan twee jaar geleden onder impuls van Europees Commissaris Nellie Kroes, belast met de digitale agenda. Deze Europese standaard voor elektronische facturatie werd in 2016 werkelijk operationeel. De promotie en de support ervan ten aanzien van overheidsdiensten en ondernemingen in België gebeurt via Fedict – de federale overheidsdienst voor ICT. Volgens deze instantie onderscheidt Peppol zich vooral door zijn openheid. Het werkt als een soort glossarium waarmee allerlei vaak uiteenlopende (bedrijfseigen) systemen onderling kunnen communiceren. In Noorwegen, dat ruim drie of vier jaar voorsprong op ons heeft in deze materies, gebruikt de overgrote meerderheid van ondernemingen al Peppol-compatibele systemen. Sinds 1 januari 2017 spelen de Vlaamse bestuursorganen een leidende rol in de migratie van hun facturatiesystemen naar deze norm. Andere overheidsgeledingen zouden zich binnenkort hierbij aansluiten. Om KMO’s over te halen, is het wel van fundamenteel belang dat de voornaamste verkopers van boekhoudkundige en facturatiesoftware Peppol in hun aanbod integreren. Dit is al het geval voor Belgische e-facturatie apps als Koalaboox of POM. En ook boekhouders zouden een steentje moeten bijdragen aan de promotie van e-facturatie. Er komt wat schot in het aanbod maar de deskundigen van Fedict sporen ondernemers aan om zelf hun softwareleveranciers hierover aan te spreken. Als iedereen zich zo gedraagt, versnellen we de opkomst van eenvoudige, geïntegreerde en betaalbare oplossingen. Tegen 2020 moet het versturen van een ‘full electronic’ factuur zonder menselijke tussenkomst even gemakkelijk worden als het verzenden van een e-mail. ● Meer weten: www.efactuur.belgium.be ; www.peppol.eu/adoption/adoption/Belgium Olivier Fabes © Thinkstock
29 Online Touch Home