En bref… TOPIC • Connaissez et comprenez le fonctionnement du mobile working. • Choisissez votre lieu de travail en fonction de vos activités. N’hésitez pas à bouger plusieurs fois au cours de la journée. • Ne « squattez » pas les salles fermées. Utilisez-les uniquement si vous en avez vraiment besoin. • Pour passer de longs coups de téléphone, isolez-vous. • Lorsqu’une tâche requiert un haut degré de concentration, optez pour le télétravail. Si ce n’est pas possible, isolez-vous dans un bureau fermé. • Vous échangez à plusieurs ? Travaillez impérativement dans une salle annexe. • Respectez vos collègues, mais respectez-vous également. Posez vos limites et soyez assertif. « Tout changement implique une période d’adaptation », confirme Marc, « et il y aura toujours des gens qui ne seront pas contents, mais globalement, le concept est plutôt bien accepté. Compte tenu des économies que cela permet de réaliser, Belfius ne pouvait qu’aller dans cette direction. Les collaborateurs le comprennent. À côté de cela, il y a aussi des avantages pour les membres du personnel, qui ont par exemple davantage accès au télétravail. Nous menons par ailleurs régulièrement des enquêtes de satisfaction afin de voir si des améliorations sont possibles. » Respecter son entourage Un point négatif ressort régulièrement des enquêtes : celui du bruit et des difficultés de concentration. Pour Marc, c’est étonnant : « Lorsque les lieux de travail sont bien utilisés, le plateau doit être un endroit calme. Les pics de bruit doivent migrer vers des endroits où ces activités peuvent être effectuées sans nuire à la concentration des collègues. » Françoise confirme : « Vous devez discuter avec un collège ? Faites-le dans un lounge. Vous savez que vous allez passer une heure au téléphone ? Isolez-vous dans un cocoon. Vous devez montrer des données sur écran à un collègue ? Allez dans une salle de réunion. Dès que l’on échange plus de quelques mots, on doit s’isoler. » Les bureaux mobiles facilitent par ailleurs l’entrée en communication : on voit tout le monde d’un simple coup d’œil, il n’y a pas de porte à pousser pour aller discuter. Mais attention à ne pas abuser. « Si vous allez faire des photocopies, vous pouvez être tenté d’en profiter pour échanger quelques nouvelles avec un collègue. Mais sachez que ce n’est pas parce que vous êtes disponible que les autres le sont », illustre Marc. « À l’inverse, si un collègue vous sollicite alors que vous travaillez sur un dossier important, n’hésitez pas à lui dire poliment que vous êtes occupé, mais que vous l’aiderez volontiers après. Posez vos limites et soyez assertif. » Ma bulle à moi Dans les espaces de travail mobile où le clean desk est de rigueur, les bureaux sobres sont la règle, « même si nous essayons de mettre plus de fun dans les étages », déclare Marc, « notamment en laissant les membres de la division Un atrium distribue la lumière naturelle à tous les étages des bureaux de la STIB. Nos deux experts concluent en rappelant quelques règles. Marc : « Pour que le système fonctionne, celles-ci ne doivent pas être tacites, mais formalisées quelque part. N’hésitez donc pas à (re)lire régulièrement les informations disponibles sur votre intranet ou à aborder le sujet lors des réunions d’équipes. » Et Françoise de confirmer : « Lors du lancement du concept, nous avions désigné des Floor Stewards, dont le rôle était de rappeler gentiment les règles, mais aussi de faire remonter les problèmes de cohabitation afin que nous puissions adapter le concept ou lancer des actions si nécessaire. Mais toutes les règles ont besoin d’être répétées, c’est pourquoi une campagne de communication interne sera lancée à la STIB sur ce thème. » ● BECI - Bruxelles Métropole - février 2015 27 choisir le thème central de la décoration ». Toujours est-il qu’au quotidien, les collaborateurs peuvent avoir le sentiment de ne pas investir complètement leur environnement. « Une photo, un calendrier personnalisé, un dessin de vos enfants… Sans aller jusqu’à transformer son bureau en boîte à souvenirs, il est important pour certaines personnes de pouvoir personnaliser leur espace. Placer l’un ou l’autre effet personnel sur votre bureau et le ranger le soir ne prend que quelques minutes. Pensez aussi aux fonds d’écran personnalisés et à votre casier », conseille Françoise. R.A.
30 Online Touch Home