Legal Publicaties in het Belgisch Staatsblad: gedaan met het geknoei Stel u even voor dat een oplichter u aanstelt als bestuurder van een lege vennootschap of dat een malafide persoon zichzelf benoemt tot bestuurder van uw bedrijf. Dat zijn geen verzinsels: dergelijke misdrijven zijn al gepleegd en zijn te wijten aan gebreken in ons systeem van officiële publicaties. De overheid wil dat nu stoppen. Wat moet u weten om vandaag volgens de regels in het Staatsblad te publiceren? D e onregelmatigheden in de bewijsstukken bij publicatie in het Belgisch Staatsblad hebben geleid tot een hervorming van de indieningsprocedure van documenten bij de griffie. Die werd bovendien op nationaal niveau geharmoniseerd. Volgens Paul Dhaeyer, voorzitter van de Ondernemingsrechtbank van Brussel, was de aanscherping van de regels een noodzaak om een einde te maken aan de misbruiken die zich in de afgelopen jaren hebben voorgedaan. De strijd tegen valsheid in geschrifte en fictieve maatschappelijke zetels Zaakvoerders die documenten willen indienen, moeten voortaan hun identiteit bewijzen. Tijdens een interview met de krant L’Echo, gaf Dhaeyer daar onlangs toelichtingen over: “Ik wil er zeker van zijn dat de persoon die naar de griffie stapt, wel degelijk is wie hij of zij zegt te zijn, dat deze persoon bovendien een woonplaats heeft en het bedrijf een maatschappelijke zetel. We gaan die persoon dan ook vragen een document voor te leggen dat de bezetting van het pand bewijst: een huurcontract of een eigendomsakte. Om de veiligheid te waarborgen van degenen die met het bedrijf zullen contracteren, moeten we er zeker van zijn dat de maatschappelijke zetel bestaat, dat ook de aangegeven mandataris bestaat en inderdaad dit mandaat uitoefent, bereikbaar is en eventueel voor de rechtbank kan worden gedagvaard.” Gedaan met tussenpersonen die documenten voor derden indienen Tot voor kort was het gebruikelijk dat een hele resem tussenpersonen de publicatie van documenten in het Belgisch Staatsblad behandelden voor rekening van derden. Ondernemingsloketten, trustees, accountantskantoren of kamers van koophandel boden een dergelijke service. Dat is nu voltooid verleden tijd. Behalve door de mandatarissen van de vennootschap zelf, kan de publicatie in het Belgisch Staatsblad vanaf nu uitsluitend door een notaris worden aangevraagd. Wat is de nieuwe procedure voor het indienen van documenten bij de griffie? 1. Personen die een document willen indienen, moeten een attest invullen met hun identiteitsgegevens. Deze gegevens zullen worden bevestigd door het voorleggen van identiteitsdocumenten en de afgifte van een leesbare kopie van deze documenten. 2. Verder moet de indiener een eensluidend en ondertekend afschrift voorleggen van de notulen van de raad van bestuur of van de algemene vergadering die – krachtens de wet of de statuten van de vennootschap – het in het Belgisch Staatsblad te publiceren besluit hebben vastgelegd. 3. In het geval van een verandering van een bestuurder of van de zaakvoerder, moet de indiener de volgende documenten voorleggen: • een kopie van beide zijden van de identiteitskaart van de bestuurder of zaakvoerder die wordt vervangen. Indien het niet mogelijk blijkt om dit document voor te leggen, moet de reden hiervoor (bv. een ontslagen bestuurder) worden toegelicht aan de hand van een ondertekend document; • een kopie van beide zijden van de identiteitskaart van de bestuurder of zaakvoerder die is aangesteld. 4. In geval van een wijziging van de maatschappelijke zetel, moet de indiener een kopie voorleggen van het document die de bezetting van het pand bewijst (huurcontract, eigendomsakte, overeenkomst …). 5. Als de indiener een mandataris is die een dossier in de plaats van de bevoegde persoon indient, moet voor deze mandataris een gelegaliseerde volmacht worden overhandigd, behalve wanneer deze volmacht uitdrukkelijk wordt vermeld in de in punt 2 genoemde notulen. ● Alexis Bley, juridisch adviseur bij Beci ab@beci.be 38 ❙ Brussel Metropool - februari 2020 D.R.
41 Online Touch Home