3 tips voor deelname aan overheidsopdrachten Brahim Ammar Khodja te leiden in het gebruik van de e-Procurement modules. "In 2018 sloot Easybrussels een overeenkomst met de Gewestelijk School voor Openbaar Bestuur. Zo werden 221 personeelsleden opgeleid in het gebruik van de e-Notification applicatie (een module voor de publicatie van overheidsopdrachten), naast 203 personeelsleden in het gebruik van de e-Tendering toepassing (een module voor het beheer van elektronische offertes).” Er werden communicatieacties gevoerd naar de bedrijven toe. Een brief vertrok naar meer dan 4.000 leveranciers van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel om hen aan te sporen zich in te schrijven op het e-Procurement platform. "Eenmaal geregistreerd kunnen bedrijven zich op de hoogte houden van de overheidsopdrachten in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Zij kunnen ook kennisgevingen ontvangen wanneer een overheidsopdracht die aan vooraf vastgestelde criteria voldoet, online gaat." Verschillende informatiesessies werden ook samen georganiseerd door Easybrussels, Beci en Leefmilieu Brussel om de voordelen van e-Procurement duidelijk te maken voor bedrijven. Volgende stap: elektronische facturatie Een van de volgende belangrijke stappen in de digitalisering van overheidsopdrachten is e-invoicing. "Dit behoort tot de grote projecten die we in 2019 willen uitvoeren", zegt Brahim Ammar 1. Registreer op e-Procurement (gratis!) Op e-Procurement vindt u duizenden jaarlijks gepubliceerde overheidsopdrachten, in een brede waaier van sectoren (bouw, ITdiensten, kantoormeubilair, enz.). Om overheidsopdrachten te vinden die overeenstemmen met de activiteit van uw bedrijf, registreert u zich eenvoudigweg (gratis) voor het e-Procurement platform. U kunt er ook zoekprofielen aanmaken om automatisch een lijst van gepubliceerde opdrachten te ontvangen die aan uw criteria voldoen (geografisch gebied, activiteitencategorie, trefwoorden ...). Om nieuwe registranten te helpen bij het gebruik van e-Procurement biedt de website www.publicprocurement.be een specifieke gids voor bedrijven. 2. Bereid u voor op de elektronische handtekening Als u wenst deel te nemen aan een openbare aanbesteding op e-Procurement, zal de administratie u waarschijnlijk vragen om uw offerte elektronisch te ondertekenen. Om dit te doen, moet worden bepaald wie volgens de statuten van de vennootschap de wettelijke ondertekeningbevoegdheid heeft. Vervolgens moet de ondertekenaar over zijn elektronische identiteitskaart en zijn pincode beschikken om de offerte op het e-Procurement platform te kunnen ondertekenen. Om onnodige stress te vermijden, is het raadzaam om uw elektronische handtekening vooraf te testen op e-Procurement. 3. Maak uzelf bekend bij de overheid Een groot deel van de "kleine opdrachten" (onder de drempel van 144 000 euro exclusief btw) wordt niet gepubliceerd op e-Procurement. Om uw kansen op deelname te maximaliseren, is het aanbevolen om uzelf bekend te maken bij de administraties in uw gewest. Identificeer daarom de personen of afdelingen die geïnteresseerd zouden kunnen zijn in uw diensten. Ook al is het nooit zeker dat u opnieuw gecontacteerd wordt (zoals bij klassieke prospectie trouwens), zijn de uitzichten niet te onderschatten. Khodja. Als gevolg van een Europese richtlijn zal deze factureringsmethode tegen 2020 geleidelijk de regel worden voor overheidsopdrachten. E-invoicing zou de betalingstermijn naar de bedrijven toe moeten verkorten en zo meer kleine en middelgrote ondernemingen ertoe aanzetten om voor de overheid te werken. "In samenwerking met de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Financiën en Begroting en de FOD Bosa (vroeger Fedict) willen we de administraties bij deze overgang ondersteunen. Net als bij e-Procurement zullen we communicatieacties voor bedrijven organiseren om hen te informeren over nieuwe verplichtingen en bestaande technische oplossingen voor het verzenden van elektronische facturen. In samenwerking met Beci, hub.brussels en de Brusselse administraties, zullen we bovendien onze sensibiliseringsacties ten aanzien van bedrijven voortzetten om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk kleine bedrijven kunnen deelnemen aan openbare aanbestedingen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest", besluit hij. ● Gaëlle Hoogsteyn ❙ 51
54 Online Touch Home