DYNAMIEK B2G: drie aanbevelingen van het bureau BDO Tips om de stap te zetten Ingaan op overheidsopdrachten is niet ingewikkeld, maar vereist wel enige nauwgezetheid. Damien Magerat raadt aan om een verantwoordelijke aan te stellen die wekelijks alle overheidsopdrachten uitpluist. "U moet dit structureel aanpakken, steeds op hetzelfde tijdstip." Vervolgens raadt hij aan om de tijd te nemen om alle documenten door te nemen, de beperkingen en de administratieve context te bestuderen... Zo kan de KMO uitmaken of ze al dan niet in staat is om het algemene kader voor overheidsopdrachten na te leven. Damien Magerat (Ets Jacques Deelens) "Overheidsopdrachten volgen een aantal eenvoudige regels, maar zodra een hiervan niet wordt gerespecteerd, wordt het aanbod als nietig beschouwd.” Het is met name noodzakelijk om voor elk van de elementen een precieze prijs aan te geven, in overeenstemming met de specificaties, en er een hele reeks administratieve documenten aan toe te voegen, zoals de RSZ verklaring, een attest van goed gedrag en zeden, … Indien slechts één document ontbreekt, wordt de overeenkomst geweigerd, ook al is de prijs zeer voordelig. "Zorg er daarom voor dat elk dossier helemaal volledig is, anders riskeert u nutteloos veel tijd te investeren in het schrijven van een aanbod.” Zodra het contract binnen is, dient u op de werf algemene organisatieregels na te leven. Zo moet u bijvoorbeeld dagelijks een dagboek van de werken invullen en door de opdrachtgever laten ondertekenen. Natuurlijk noteert u ook het weer, omdat in bepaalde weersomstandigheden niet kan worden gewerkt. Onvoorziene omstandigheden die u ter plaatse ontdekt, moeten binnen de 30 dagen worden gemeld. Elk nieuw element tijdens de bouw moet bovendien per post aan de klant worden gemeld. "Het lijkt misschien omslachtig, maar zo beschermt u het bedrijf. Hoe gedetailleerder het verslag, hoe beter de onderneming haar goede trouw kan bewijzen in geval van problemen", zegt Damien Magerat. "Beschouw dit niet als een last maar als aan te leren reflexen. De overheidsopdracht ontneemt de onderneming in geen geval haar ziel. De regels kunnen perfect worden nageleefd met behoud van de bedrijfscultuur die voorheen bestond", besluit hij. ● Een vraag? Bel naar het nummer 1819! Programma van de seminars In 2018 organiseert Beci een reeks seminars over "overheidsopdrachten". De eerstkomende data: 17.10 De perspectieven van overheidsopdrachten in de schoonmaakbranche 22.10 Zich organiseren om in te gaan op overheidsopdrachten Informatie en inschrijvingen: Caroline Coutelier, 02 643 78 13 — cco@beci.be 36 BECI - Brussel metropool - oktober 2018 1. Mensen: BDO beveelt aan om een team te voorzien dat enerzijds voeling heeft met de waarden van de overheidssector (dienstverlening aan de burger, sociale meerwaarde) en anderzijds een specifieke kennis moet ontwikkelen van het functioneren en de structuren van de Staat en zijn componenten, om hun verwachtingen volledig te begrijpen. Zoals alle activiteitssectoren hanteert de overheid zijn eigen werkmethodes en procedures. Personeelsleden die op de hoogte zijn van deze realiteit, zullen weten hoe ze op passende wijze op overheidsopdrachten moeten ingaan. 2. Organisatie: Ten eerste is het belangrijk om opdrachten op te sporen waarvoor de onderneming over de nodige vaardigheden en tijd beschikt. Dit vergt een grondige analyse van de opdrachten in het bulletin der aanbestedingen of een prospectieproces gericht op overheidsklanten die u bij niet-openbare procedures met voorrang kunnen raadplegen. In de tweede plaats moet u beschikken over de tijd die nodig is om de offerte binnen strikte termijnen op te stellen (deze tijd mag u meestal niet aanrekenen). Ten derde zet u best een databank op met alle nodige administratieve documenten (DUME, attesten enz.). Controleer ten slotte aandachtig uw offerte. In feite gaat het hier om het ontwikkelen van een operationeel proces dat loopt van de identificatie van de opportuniteit tot de uiteindelijke verzending van de offerte. Denk er bijvoorbeeld aan dat een offerte die niet volgens de specificaties is ondertekend, eenvoudigweg niet ontvankelijk is. 3. Financieel beheer: Zoals elk contract bevatten ook overheidsopdrachten financiële bepalingen. Het fundamentele verschil is dat ze hier vaak worden opgelegd en niet voor onderhandeling vatbaar zijn. Afhankelijk van de voorwaarden van het contract kan het gebeuren dat het bedrijf de lopende of operationele kosten over meerdere maanden moeten dragen: het is niet ongebruikelijk dat de overheid pas aan het einde van de opdracht mag worden gefactureerd. Naarmate de onderneming haar portefeuille van overheidsopdrachten uitbreidt, komen de behoefte aan werkkapitaal en het ‘work-in-progress’ onder druk te staan, wat nog meer het geval is wanneer de opdracht de betaling van een borgsom vereist om de goede werking te garanderen. Daarom is het belangrijk te weten hoe projecten moeten worden gefinancierd en hoe voorfinanciering kan worden gemobiliseerd. Het financiële beheer moet via regelmatig toezicht onder controle blijven. Contact: rudy.gardiole@bdo.be
39 Online Touch Home