Waarom geen rechtstaande vergadering? duidelijk is, verwacht dan bij de afloop van de vergadering ook geen duidelijk resultaat. De deelnemers moeten net voor het begin van de vergadering het doel ervan vernemen – of eraan worden herinnerd. Op die manier kunt u meteen beginnen en wijkt de vergadering niet van de koers af. Stel een dagorde op en voeg hem bij de uitnodiging die u meerdere dagen voor de vergadering uitstuurt. Zo kunnen de deelnemers zich voorbereiden. 6. Stel aan facilitator aan Bij elke vergadering hoort een facilitator (meestal de persoon die de vergadering organiseert). De facilitator leidt de vergadering, helpt de discussies vooruit, beheert de tijd en zorgt voor de opvolging. Hij moedigt gekruiste gesprekken aan, toomt babbelaars in en stelt vragen. Hij moet een onderwerp ‘on hold’ kunnen zetten wanneer de besprekingen vastlopen en wanneer de beschikbare informatie ontoereikend blijkt te zijn. 7. Een actieve follow-up U hebt enorm veel energie besteed aan het welslagen van de vergadering. Het zou dan ook jammer zijn geen gebruik te maken van de resultaten en conclusies. Rond dus elk punt van de dagorde af door summier te herhalen wie wat doet en wanneer. Maak een lijst op van de beslissingen en acties en verspreid die snel aan alle betrokkenen, na de vergadering. Het goedgekeurde actieplan moet daarna daadwerkelijk worden opgevolgd. Anders zullen de deelnemers – terecht – oordelen dat de vergadering in feite nutteloos was. Op die manier creëert u een positieve spiraal en zullen de deelnemers zich volgende keer nog meer inzetten. ● Het juiste talent op de juiste plaats. Stand-up meetings zijn de jongste vergadering-trend. Ze duren meestal 5 à 15 minuten en iedereen blijft rechtstaan. Deze iets minder comfortabele houding bevordert een snellere bespreking die meteen op de kern van de zaak focust. De rechtstaande vergadering is bedoeld om de werknemers snel en regelmatig te informeren over de situatie van de onderneming of de voortgang van een project. Zulke vergaderingen zijn efficiënt voor dagelijkse briefings of sessies in kleine groepen. Deze formule is echter niet ideaal voor iedereen. Bejaarde personen, zwangere vrouwen, mindervaliden of pijnlijders (bijvoorbeeld met rugklachten) kunnen vaak niet blijven rechtstaan. Ook de gestalte van de deelnemers beïnvloedt de besprekingen. De argumenten van iemand van 1m90 krijgen meer gehoor dan die van een collega van 1m60. En tijdens zulke vergaderingen is het ook niet mogelijk documenten door te nemen. Kortom, een formule die u best met wat gezond verstand af en toe gebruikt. t-interim is een betrokken partner in uw zoektocht naar het juiste uitzendtalent voor uw bedrijf. U kunt op ons rekenen voor een grondige analyse van uw bedrijf en functie, creatieve campagnes, een uitvoerige screening, inhouse-oplossingen, administratieve opvolging en onboarding. Geen goede match? Dan krijgt u geen rekening. Contacteer ons voor een medewerker. Onze kantoren in Brussel: t-interim Sint-Lambrechts-Woluwe Brand Whitlocklaan 87 woluwe-saint-lambert@t-interim.be tel. 02 302 20 40 t-interim Anderlecht BECI - Brussel metropool - april 2018 Paapsemlaan 20 anderlecht@t-interim.be tel. 02 525 12 30 t-interim.be 41 © Thinsktock
44 Online Touch Home