Dynamiek HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT Geef het gereedschap van het sociaal overleg een onderhoudsbeurt Bij talrijke werkgevers is het huishoudelijk reglement van de ondernemingsraad (OR) en/of van het comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW) een verouderd instrument, dat maar heel zelden een onderhoudsbeurt kreeg. Over het algemeen beantwoordt het niet of niet langer aan de huidige realiteit van optimaal sociaal overleg. D e periode van de sociale verkiezingen zou de verantwoordelijken human resources ertoe moeten aanzetten om grondig na te denken over de werkingsvoorwaarden en -modaliteiten van hun sociale organen. Eens het huishoudelijk reglement goed is opgesteld, bevat het essentiële informatie die de werkgever in staat moet stellen de werking ervan zo goed mogelijk te beheren. De eerste vraag die moet worden gesteld is of dit instrument wel degelijk bestaat. Alle vertegenwoordigingsorganen van de werknemers moeten beschikken over een huishoudelijk reglement. Is dat niet het geval, dan moet er dringend één worden opgesteld. Bestaat er één, dan is het raadzaam enerzijds na te kijken of het op zijn minst alle bij wet bepaalde beschikkingen bevat en anderzijds desgevallend alle specifieke eigenschappen toe te voegen die eigen zijn aan de onderneming en die bijdragen tot een harmonieuze werking van haar sociale organen. Zo dient het huishoudelijk reglement absoluut ten minste tien punten te bevatten die uitdrukkelijk zijn bepaald bij wet, zoals bijvoorbeeld de oproepingstermijn voor de vergaderingen, de agendapunten van de oproeping, de taak van de voorzitter, de taak van de secretaris, de na te leven regels betreffende het verloop van de vergaderingen, de manier waarop het personeel moet worden geïnformeerd, de manier waarop de processen-verbaal van de vergaderingen moeten worden opgesteld en goedgekeurd, enz. De praktijk leert ons dat de meeste huishoudelijke reglementen deze minimale voorschriften zelfs niet bevatten of blijk geven van een onnodig logge werking. Welnu, om te komen tot optimaal sociaal overleg, is een performant instrument onontbeerlijk … Dergelijk document zou als het ware moeten dienen als “sociale GPS” van de werkingsvoorwaarden en -modaliteiten van de ondernemingsraad of van het CPBW. Concreet? Het is verstandig en soms zelfs bijzonder aangeraden om het huishoudelijk reglement te vervolledigen met praktische bepalingen die het leven van de verantwoordelijke human resources makkelijker zullen maken bij het beheer van de sociale organen. Het is met name om deze redenen dat het voorzichtig zou zijn een erg duidelijk onderscheid te maken tussen de oproepingstermijn voor een gewone vergadering en deze voor een buitengewone of occasionele vergadering. Het is tevens fundamenteel ervoor te zorgen dat deze organen kunnen worden samengeroepen door de vertegenwoordiger van de directie, zonder dat hiervoor een beroep moet worden gedaan op de secretaris. Men dient eveneens erg precieze bepalingen te voorzien voor de manier waarop de processen-verbaal van de vergaderingen moeten worden opgesteld, voor de goedkeuring van de teksten en voor de overdracht van informatie. Gezien de vertrouwelijkheid van bepaalde informatie die wordt meegedeeld, is het eveneens fundamenteel bepalingen te voorzien voor de vertegenwoordigers van de werknemers inzake het beroepsgeheim en/of vertrouwelijkheid. Het gaat per slot van rekening over het geheel van bepalingen waarmee rekening dient te worden gehouden om de sociale organen te doen functioneren. Bij gebrek hieraan kunnen onduidelijkheid en onnauwkeurigheid de correcte werking ervan enkel belemmeren en zelfs onmogelijk maken. ● Jean-Philippe Cordier Advocaat Partner Younity Lector aan de ULB en aan de UCL Middag opleiding “Overlegorganen (OR/ CPBW)” op vrijdag 27 mei • Om de taken en de werkingsregels van uw organen te leren kennen • Om de inzet van de werkgeversbank en van de werknemersbank te begrijpen • Om naar uw onderneming terug te keren met kennis, ideeën en concreet bruikbare instrumenten Info: Frédéric Simon, tel. +32 2 643 78 17 – fs@beci.be. BECI - Brussel metropool - mei 2016 41 ©Thinkstock
44 Online Touch Home